Większość małych firm nie potrzebuje programu robionego na miarę. Do faktur, księgowości czy prostych rezerwacji wystarczy gotowe narzędzie w abonamencie. Czasem jednak żaden gotowy program nie pasuje do tego, jak firma naprawdę pracuje. Wtedy warto pomyśleć o programie na zamówienie.
Kiedy to ma sens
Program na zamówienie opłaca się zwykle wtedy, gdy:
- twoja branża ma zasady, których gotowe programy nie obsługują,
- łączysz kilka rzeczy, które zwykle są w osobnych programach, i przepisujesz dane między nimi,
- płacisz za kilka abonamentów, a i tak część pracy robisz ręcznie,
- chcesz, żeby klient korzystał z systemu na twojej stronie i pod twoją marką.
Po czym poznać, że firma dojrzała do systemu, piszemy szerzej w artykule kiedy sama strona to za mało.
Tak powstały nasze programy
Dwa z naszych programów zaczęły się właśnie jako program na zamówienie dla jednej firmy.
Roadkit powstał dla wypożyczalni boksów dachowych Cars Line. Potrzebny był dobór sprzętu do modelu auta i kalendarz, który nie pozwoli na podwójną rezerwację. Opisujemy to w artykule o systemie rezerwacji dla wypożyczalni.
KlubOS powstał na codziennej pracy klubu judo UKJ Yuko, który prowadził składki, komunikację i stronę w sześciu różnych miejscach. Dziś działa też w klubie koszykówki MKS Sokół. Więcej w artykule o systemie dla klubu sportowego.
Oba programy zaczęły się od jednego klienta i jego problemu, a dopiero potem stały się gotowymi produktami dla innych.
Jak wygląda budowa krok po kroku
1. Rozmowa
Zaczynamy od tego, jak dziś pracujesz. Nie od listy funkcji, tylko od zwykłego tygodnia: co robisz ręcznie, co przepisujesz, na co odpowiadasz w kółko, gdzie zdarzają się pomyłki.
2. Plan
Spisujemy, co warto zautomatyzować najpierw, a co może poczekać. To najważniejszy krok, bo program, który robi trzy rzeczy dobrze, jest lepszy niż taki, który robi dwadzieścia rzeczy średnio. Pierwsza wersja powinna rozwiązać największy problem.
3. Pierwsza wersja
Dostajesz działający program do sprawdzenia na swoich prawdziwych danych. Dopiero wtedy wychodzi, co w praktyce działa inaczej, niż się wydawało na rozmowie. Poprawki na tym etapie są tanie.
4. Wdrożenie
Przenosimy dane z arkuszy i starych programów, pokazujemy zespołowi, jak pracować w nowym systemie, i poprawiamy to, co wyjdzie w praniu w pierwszych tygodniach.
5. Rozwój
Gdy podstawa działa, dokładamy kolejne rzeczy: płatności online, SMS-y, raporty, aplikację na telefon. Po kolei, według tego, co najbardziej się opłaca.
Jak się przygotować
Przed pierwszą rozmową warto:
- spisać, co w tygodniu zajmuje ci najwięcej czasu,
- zebrać przykłady: arkusze, formularze, dokumenty, zrzuty ekranu z programów, których używasz,
- pomyśleć, kto będzie korzystał z programu: tylko ty, pracownicy, a może też klienci,
- zapisać, co musi działać na telefonie.
Im lepiej opiszesz, jak pracujesz, tym trafniejsza będzie wycena i tym mniej zmian po drodze.
Na co uważać
- Własność danych. Upewnij się, że dane firmy należą do ciebie i możesz je w każdej chwili wyeksportować.
- Zbyt duży pierwszy krok. Zamawianie od razu całego systemu to najczęstszy powód przekroczonych budżetów. Lepiej zacząć od najważniejszej części.
- Utrzymanie. Zapytaj, kto będzie dbał o program po wdrożeniu i ile to kosztuje co miesiąc.
Od czego zacząć
Zajrzyj na naszej stronie do sekcji „Co dziś robisz ręcznie?”. Zaznacz, czym się zajmujesz i na co tracisz czas. Jeśli któryś z naszych gotowych programów pasuje, podpowiemy który. Jeśli żaden, napisz do nas: zaczniemy od rozmowy o twoim zwykłym tygodniu.
Usługa, o której piszemy: Program na zamówienie dla małej firmy