Strona internetowa robi jedną rzecz: sprawia, że klienci cię znajdują i się kontaktują. Ale gdy klientów przybywa, pojawia się inny problem. Obsługa zaczyna zjadać czas: przepisywanie danych, szukanie w zeszycie, odpisywanie na te same pytania, pilnowanie płatności. W pewnym momencie firma nie potrzebuje już ładniejszej strony, tylko porządku za nią.
Oto sygnały, po których to poznasz.
Sygnał 1. Te same dane wpisujesz w kilka miejsc
Klient dzwoni, zapisujesz go w zeszycie. Potem przepisujesz do arkusza. Potem do programu do faktur. Potem jeszcze do telefonu, żeby wysłać przypomnienie. Każde przepisywanie to czas i szansa na błąd.
System robi to raz: dane wpisane w jednym miejscu są dostępne wszędzie, gdzie są potrzebne.
Sygnał 2. Pół wieczoru odpisujesz na te same pytania
„Czy macie wolny termin w sobotę?”, „Ile kosztuje?”, „Czy mogę przełożyć wizytę?”. Jeśli co wieczór odpowiadasz na kilkanaście takich wiadomości, a odpowiedzi są zawsze podobne, to praca dla systemu. Klient może sam sprawdzić wolne terminy i zarezerwować, a potwierdzenie i przypomnienie wyjdą automatycznie. Więcej o tym piszemy w artykule o rezerwacjach online.
Sygnał 3. Zdarzają się podwójne rezerwacje i pomyłki
Ten sam sprzęt wypożyczony dwóm osobom na ten sam weekend. Dwie osoby zapisane na jedną godzinę. Klient, który przyszedł na wizytę, o której nikt nie wiedział. Każda taka sytuacja kosztuje nerwy, a czasem klienta.
Dobry system po prostu nie pozwala na takie błędy. W wypożyczalni Cars Line kalendarz nie przyjmie drugiej rezerwacji na zajęty sprzęt, bo blokuje to sama baza danych, a nie pamięć pracownika.
Sygnał 4. Nie wiesz, kto ci zalega z płatnością
Składki w klubie, raty za kurs, faktury z terminem płatności. Jeśli, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił, musisz przeglądać wyciąg z banku i porównywać go z listą, to zadanie dla systemu. W KlubOS, systemie dla klubów sportowych, składki naliczają się same, rodzic płaci online, a trener od razu widzi zaległości.
Sygnał 5. Firma stoi, gdy nie ma cię w biurze
Jeśli tylko ty wiesz, gdzie co jest, kto jest umówiony i komu co obiecano, firma nie może działać bez ciebie. Urlop staje się problemem, choroba katastrofą. System z dostępem dla pracowników sprawia, że wiedza nie siedzi wyłącznie w twojej głowie.
Sygnał 6. Tracisz klientów, bo nie odezwałeś się na czas
Zapytanie o ofertę sprzed tygodnia, na które nikt nie odpowiedział. Klient, któremu obiecałeś oddzwonić. W CRM każdy klient ma swoją historię i przypomnienie o następnym kroku, więc nic nie ginie. Tak działa NextFlow CRM, nasz program do sprzedaży dla małych biur.
Gotowy program czy robiony na miarę
Najpierw sprawdź, czy dla twojej branży nie ma gotowego programu. Dla wielu typowych potrzeb, jak faktury, proste rezerwacje czy księgowość, gotowe narzędzie w abonamencie wystarczy i będzie tańsze.
System robiony na miarę ma sens, gdy:
- twoja branża ma nietypowe zasady, których gotowe programy nie obsługują,
- łączysz kilka rzeczy, które zwykle są w osobnych programach,
- chcesz, żeby system był częścią twojej strony i twojej marki,
- gotowe rozwiązania kosztują cię więcej w abonamentach niż jednorazowa budowa.
Od czego zacząć
Nie zaczynaj od szukania programu. Zacznij od spisania, co w tygodniu zajmuje ci najwięcej czasu i co się najczęściej psuje. Zwykle wychodzą z tego dwie, trzy rzeczy, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności. Resztę da się dołożyć później. Dziesięć konkretnych przykładów takich czynności zebraliśmy w artykule automatyzacja w małej firmie.
Nasze systemy, które już działają u klientów, opisujemy na stronie Automatyzacje, w sekcji „Gdy sama strona to za mało”. Jeśli rozpoznajesz u siebie te sygnały, napisz do nas: zaczniemy od rozmowy o tym, co u ciebie zjada najwięcej czasu.
Usługa, o której piszemy: Automatyzacje i systemy dla małych firm