Automatyzacja kojarzy się z fabrykami i dużymi korporacjami, a w małej firmie zwykle znaczy coś znacznie prostszego: program robi za Ciebie to, co dziś robisz ręcznie, codziennie, w ten sam sposób. Odpowiada na pytanie o wolny termin, wysyła przypomnienie, sprawdza, kto zapłacił, przepisuje rezerwację z jednego miejsca do drugiego.
Poniżej dziesięć takich czynności. Przy większości podajemy przykład z wdrożeń, które sami zrobiliśmy, żeby było widać, jak to wygląda w praktyce, a nie w prezentacji.
Jak rozpoznać, co warto zautomatyzować
Zanim przejdziemy do listy, prosty test. Czynność nadaje się do automatyzacji, jeśli spełnia trzy warunki:
- powtarza się, codziennie albo co tydzień,
- przebiega zawsze tak samo, według zasad, które da się zapisać,
- opiera się na danych, które już gdzieś są: w kalendarzu, w banku, w formularzu.
Jeśli w czynności potrzebna jest Twoja ocena, na przykład rozmowa z trudnym klientem albo wycena nietypowego zlecenia, zostaw ją sobie. Program ma zdjąć z Ciebie rutynę, a nie decyzje.
10 rzeczy, które możesz przestać robić ręcznie
1. Odpowiadanie na pytanie „czy macie wolny termin”
To najczęstszy złodziej czasu w firmach, które coś wynajmują albo przyjmują na godziny. Kalendarz z wolnymi terminami na stronie odpowiada za Ciebie, także w niedzielę wieczorem. W wypożyczalni Cars Line klient sam sprawdza, czy boks dachowy jest wolny i czy pasuje do jego auta, a potem sam rezerwuje. Opisujemy to w artykule o systemie rezerwacji dla wypożyczalni Cars Line.
2. Przepisywanie rezerwacji z kilku miejsc do jednego kalendarza
Obiekt noclegowy dostaje rezerwacje z portali, telefonu i własnej strony. Ręczne przepisywanie kończy się prędzej czy później tym samym pokojem obiecanym dwóm gościom. Rozwiązaniem jest jedno miejsce, do którego wszystko trafia samo, i kalendarz, który nie pozwala na podwójną rezerwację.
3. Wysyłanie gościom kodów do drzwi i instrukcji
W hostelu albo apartamencie z zamkami szyfrowymi ktoś musi wygenerować kod i wysłać go gościowi. W PinRoom rezerwacja z Bookingu, Agody albo Expedii trafia przez Wubook do systemu, który sam tworzy kod do zamka TTLock na czas pobytu i wysyła go SMS-em. Wdrożenie trwa w Pulse Hostel. Szczegóły w artykule o kodach do drzwi dla gości.
4. Przypominanie klientom o wizycie, zajęciach albo odbiorze
Przypomnienie dzień wcześniej to mniej osób, które zapominają, i mniej telefonów z pytaniem, czy wszystko aktualne. W Roadkicie klient dostaje SMS z potwierdzeniem i przypomnieniem przed odbiorem sprzętu, a w Studiovie przypomnienia SMS i e-mail przed zajęciami wychodzą automatycznie.
5. Sprawdzanie, kto zapłacił
W klubie sportowym albo szkole porównywanie wyciągu z banku z listą w arkuszu potrafi zająć cały wieczór. W KlubOS składki naliczają się same według grupy, zniżki rodzinne liczą się automatycznie, rodzic płaci online, a wyciąg z banku można zaimportować i system sam dopasuje wpłaty.
6. Pilnowanie listy oczekujących
Ktoś rezygnuje z zajęć, więc trzeba napisać do kolejnej osoby, poczekać na odpowiedź, a jeśli nie odpisze, do następnej. W Studiovie, gdy zajęcia są pełne, klientka zapisuje się na listę, a po rezygnacji system sam proponuje miejsce kolejnej osobie i daje jej czas na potwierdzenie.
7. Aktualizowanie strony wynikami, grafikiem i terminarzem
Strona, którą trzeba ręcznie uzupełniać, szybko się starzeje. Strona UKJ Yuko pobiera wyniki z PZJudo i z systemów, które rejestrują zawody, a strona MKS Sokół Międzychód bierze mecze i tabelę z rozgrywek koszykówki. Nikt w klubie niczego nie przepisuje.
8. Wpisywanie danych firmy i wystawianie faktur
W NextFlow CRM wystarczy wpisać NIP, a dane firmy uzupełniają się same. Oferty i faktury, także e-faktury KSeF, powstają w tym samym miejscu, w którym masz klienta, więc nie przepisujesz adresu trzy razy.
9. Szukanie zapytań w skrzynce
Zapytanie z formularza, mail, wiadomość. Gdy każde ląduje gdzie indziej, łatwo o nieodpisanego klienta. W CRM maile ze skrzynki trafiają od razu do właściwego klienta, a przypomnienie o kontakcie nie pozwala o nim zapomnieć.
10. Liczenie, co się opłaca
Raport, który robisz raz w miesiącu w arkuszu, program może liczyć na bieżąco. W Roadkicie właściciel widzi, ile zarabia każda sztuka sprzętu, więc łatwiej mu zdecydować, co dokupić przed sezonem.
Zestawienie: przed i po
| Czynność | Jak wygląda ręcznie | Jak wygląda po automatyzacji |
|---|---|---|
| pytanie o termin | telefon, sprawdzanie w zeszycie, oddzwanianie | klient widzi wolne terminy i rezerwuje sam |
| kody do drzwi | generowanie w aplikacji zamka i wysyłanie gościowi | kod powstaje sam na czas pobytu i wychodzi SMS-em |
| przypomnienia | SMS-y pisane wieczorem | wiadomości wychodzą same o ustalonej porze |
| wpłaty | porównywanie wyciągu z arkuszem | płatność online albo import wyciągu i automatyczne dopasowanie |
| strona | ręczne wpisywanie wyników i grafiku | strona korzysta z tych samych danych co panel |
Od czego zacząć
- Zapisz przez tydzień, na co tracisz czas. Wystarczy kartka: czynność i ile minut zajęła.
- Wybierz jedną rzecz. Tę, która zabiera najwięcej czasu albo najczęściej kończy się pomyłką.
- Sprawdź gotowe programy. Dla wielu branż istnieją gotowe systemy w abonamencie i to często najrozsądniejszy początek.
- Gdy nic nie pasuje, zbuduj na miarę. Program na zamówienie ma sens, gdy Twoja branża ma nietypowe zasady. Jak to przebiega, opisujemy w artykule o programie na zamówienie dla małej firmy.
- Po kilku tygodniach policz efekt. Ile telefonów mniej, ile wieczorów odzyskanych, ile pomyłek mniej.
Jeśli zastanawiasz się, czy to już ten moment, przeczytaj o sygnałach, że sama strona to za mało.
Najczęstsze pytania
Co to jest automatyzacja procesów w małej firmie?
To przekazanie programowi powtarzalnych czynności, które przebiegają zawsze tak samo i opierają się na danych: odpowiadania na pytania o termin, przypomnień, sprawdzania wpłat, wysyłania kodów i przepisywania danych między miejscami.
Ile kosztuje automatyzacja w małej firmie?
Zależy od tego, czy wystarczy gotowy program w abonamencie, czy trzeba zbudować coś na miarę. Nasze gotowe programy wdrażamy w modelu jednorazowego wdrożenia i miesięcznego abonamentu, a program na zamówienie wyceniamy po rozmowie, na piśmie.
Czy automatyzacja zastąpi pracownika?
W małej firmie zwykle nie o to chodzi. Program przejmuje rutynę, a ludzie mają więcej czasu na klientów i pracę, której nie da się zapisać w regułach.
Od czego zacząć automatyzację?
Od jednej czynności, która zabiera najwięcej czasu. Zapisz przez tydzień, co robisz ręcznie, wybierz najbardziej uciążliwą rzecz i sprawdź, czy istnieje gotowy program, zanim zaczniesz budować własny.
Chcesz sprawdzić, co da się zautomatyzować u Ciebie? Zaznacz na naszej stronie, co dziś robisz ręcznie, a pokażemy, który program pasuje.
Usługa, o której piszemy: Automatyzacje i systemy dla małych firm