„Czy da się to połączyć?” to jedno z pytań, które słyszymy najczęściej. Strona z systemem rezerwacji, płatności z kalendarzem, formularz z programem do faktur. Zwykle da się, tylko warto wiedzieć, co dokładnie oznacza połączenie i ile pracy za nim stoi.
Poniżej wyjaśniamy, czym są integracje, jakie są ich rodzaje i jak wyglądają w projektach, które sami zrobiliśmy.
Czym jest integracja
Integracja to połączenie dwóch programów tak, żeby dane przechodziły między nimi same, bez przepisywania. Klient płaci na stronie, a rezerwacja sama zmienia status na opłaconą. Gość rezerwuje na portalu, a pokój sam znika z kalendarza na Twojej stronie.
Bez integracji te same dane wpisuje człowiek, zwykle wieczorem i zwykle z pomyłkami.
Najczęstsze rodzaje integracji w małej firmie
Płatności online
Klient płaci na stronie BLIK-iem, kartą albo szybkim przelewem przez operatora płatności. Strona dostaje informację, że wpłata doszła, i sama kończy zamówienie albo rezerwację. W Studiovie studio przyjmuje karnety, vouchery, BLIK i Przelewy24, w Roadkicie klient wypożyczalni płaci BLIK-iem albo kartą, a w KlubOS rodzic opłaca składkę online.
Kalendarz i rezerwacje
Kalendarz wolnych terminów na stronie musi być tym samym kalendarzem, w którym pracujesz, a nie jego kopią. W obiekcie Nad Czarną właściciele dopisują w aplikacji na telefonie także rezerwacje gości, którzy zadzwonili, więc strona zawsze pokazuje prawdziwą dostępność.
Channel manager i portale rezerwacyjne
Obiekty noclegowe dostają rezerwacje z kilku portali. Channel manager zbiera je w jednym miejscu, a kolejne programy mogą z niego korzystać. W PinRoom rezerwacje z Bookingu, Agody i Expedii trafiają przez Wubook do systemu, który sam tworzy kody do zamków TTLock. Opisujemy to w artykule o kodach do drzwi dla gości.
SMS i e-mail
Potwierdzenia, przypomnienia, kody, komunikaty do grupy. Wysyłka podpięta pod system wychodzi sama, o właściwej porze i do właściwej osoby. Roadkit wysyła SMS z potwierdzeniem i przypomnieniem, Studiova przypomnienia przed zajęciami, a KlubOS komunikaty do wybranych grup.
Dane z zewnętrznych źródeł
Czasem strona ma pobierać dane, które ktoś już gdzieś publikuje. Strona UKJ Yuko pobiera wyniki z PZJudo i z systemów rejestrujących zawody, a strona MKS Sokół Międzychód bierze terminarz i tabelę z rozgrywek koszykówki. W NextFlow CRM dane firmy uzupełniają się po wpisaniu NIP.
Bank i księgowość
Nie każda wpłata przychodzi przez operatora płatności. W KlubOS można zaimportować wyciąg z banku, a system sam dopasuje przelewy do składek. W CRM faktury powstają także jako e-faktury KSeF.
WordPress
Wiele firm ma stronę na WordPressie i nie chce jej zmieniać. Wtedy system dołączamy do istniejącej strony. W Nad Czarną rezerwacje działają jako wtyczka w tym samym stylu co reszta serwisu, bez ramek i obcych okien. Krok po kroku opisujemy to w artykule jak dodać rezerwacje online do istniejącej strony.
Trzy sposoby połączenia, od najprostszego
| Sposób | Jak działa | Plusy | Minusy |
|---|---|---|---|
| link albo przycisk | strona prowadzi do zewnętrznego systemu | najtańsze, gotowe od ręki | klient wychodzi ze strony, inny wygląd |
| osadzony widżet | okno systemu wstawione w stronę | szybkie, klient zostaje na stronie | często odstaje wyglądem, wolniej się ładuje |
| pełna integracja | dane przechodzą między programami, wygląd jak strona | spójne, bez przepisywania, bez pomyłek | więcej pracy na starcie |
Nie ma jednego dobrego wyboru. Dla małego gabinetu przycisk do gotowego systemu rezerwacji bywa wystarczający. Dla obiektu, który chce przyjmować rezerwacje bez prowizji i w swojej marce, lepsza jest pełna integracja.
Pytania przed zleceniem integracji
- Skąd i dokąd mają płynąć dane? Narysuj to na kartce: formularz, kalendarz, płatność, faktura.
- Czy oba programy mają możliwość połączenia? Nie każdy system udostępnia dane innym programom.
- Co się dzieje, gdy połączenie przestanie działać? Kto dostaje powiadomienie i jak wygląda plan awaryjny.
- Kto jest właścicielem kont? Konto u operatora płatności, w channel managerze i domena powinny być zapisane na Twoją firmę.
- Kto utrzymuje integrację po starcie? Programy się zmieniają, więc ktoś musi pilnować, żeby połączenie dalej działało.
Ostatnie dwa punkty bywają pomijane, a to one decydują, czy za rok integracja dalej będzie działać. Więcej o własności kont piszemy w tekście o domenie i hostingu na firmę.
Kiedy integracja to już program na zamówienie
Gdy połączeń jest kilka, a firma ma nietypowe zasady, prostsze bywa zbudowanie jednego programu niż sklejanie pięciu. Tak powstał Roadkit: wypożyczalnia Cars Line potrzebowała doboru sprzętu do auta, kalendarza każdej sztuki, płatności, SMS-ów i protokołów wydania w jednym miejscu. Jak wygląda taki projekt, opisujemy w artykule o programie na zamówienie dla małej firmy.
Najczęstsze pytania
Jak dodać płatności online do strony?
Potrzebujesz konta u operatora płatności i strony albo systemu, który potrafi przyjąć informację o wpłacie. Wtedy klient płaci BLIK-iem, kartą albo przelewem, a zamówienie lub rezerwacja same zmieniają status na opłacone.
Czy da się połączyć stronę na WordPressie z systemem rezerwacji?
Tak. W obiekcie Nad Czarną rezerwacje z naszego systemu Roadkit działają jako wtyczka na stronie WordPress, w tym samym wyglądzie co reszta serwisu.
Czym różni się widżet od pełnej integracji?
Widżet to okno zewnętrznego systemu wstawione w stronę, zwykle w jego własnym wyglądzie. Pełna integracja przenosi dane między programami, a rezerwacja albo płatność wygląda jak część Twojej strony.
Ile kosztuje integracja strony z innym systemem?
Prosty link albo widżet często nic nie kosztuje poza abonamentem systemu. Pełną integrację wyceniamy po rozmowie, bo zależy od tego, jakie programy łączymy i ile danych ma między nimi przechodzić.
Masz kilka programów, które nie rozmawiają ze sobą? Napisz do nas, czego używasz, a podpowiemy, co da się połączyć. Zobacz też, co możemy zautomatyzować.
Usługa, o której piszemy: Integracje i programy na zamówienie