Gość z Bookingu ląduje późnym wieczorem, w hostelu nikogo nie ma na recepcji, a mimo to wchodzi do budynku i do swojego pokoju bez czekania. Otwiera drzwi sześciocyfrowym kodem, który dostał SMS-em. Rano kod przestaje działać, bo pobyt się skończył.
Tak wygląda self check-in, czyli samodzielne zameldowanie. Poniżej wyjaśniamy, co jest do niego potrzebne, jak połączyć ze sobą portale rezerwacyjne i zamki oraz jak to robimy w PinRoom, naszym systemie, który wdrażamy właśnie w Pulse Hostel.
Czym jest self check-in z kodami do drzwi
Self check-in to zameldowanie bez recepcji. Gość dostaje przed przyjazdem kod do zamka szyfrowego albo klucz w aplikacji i sam wchodzi do obiektu. W wersji z kodami każdy gość ma własny kod, ważny tylko w dniach jego pobytu.
Najważniejsze słowo to „automatycznie”. Zamki z kodami ma dziś wiele obiektów, ale jeśli recepcjonista albo właściciel generuje każdy kod ręcznie w aplikacji zamka i przepisuje go do wiadomości, oszczędność jest niewielka, a ryzyko pomyłki duże.
Trzy elementy, które muszą ze sobą rozmawiać
Żeby kod powstawał i wychodził sam, potrzebne są trzy klocki:
- Channel manager, czyli program, do którego trafiają rezerwacje z portali. Booking, Agoda i Expedia wysyłają do niego rezerwacje, a on pilnuje wspólnego kalendarza. W PinRoom korzystamy z Wubooka.
- Zamki z kodami, które da się programować zdalnie. W PinRoom to zamki TTLock: na drzwiach wejściowych i na drzwiach pokoi.
- Program, który łączy jedno z drugim: widzi nową rezerwację, tworzy kod na właściwe drzwi i na właściwe dni, a potem wysyła go gościowi. To jest właśnie PinRoom.
Bez trzeciego elementu dwa pierwsze działają osobno: rezerwacje są w jednym miejscu, zamki w drugim, a pomiędzy nimi człowiek z telefonem.
Jak to działa krok po kroku
- Gość rezerwuje pobyt na Bookingu, Agodzie albo Expedii.
- Rezerwacja trafia do Wubooka, tak jak w każdym obiekcie, który korzysta z channel managera.
- PinRoom odbiera rezerwację i tworzy dla gościa kod do zamka TTLock: na drzwi wejściowe i do pokoju.
- Kod jest ważny tylko na czas pobytu. Przed przyjazdem nie otworzy drzwi, po wyjeździe przestaje działać.
- Gość dostaje kod SMS-em, razem z informacjami o pobycie.
- Obsługa widzi wszystko w panelu: przyjazdy, kody i karty pobytu gości, także na telefonie.
Zrzut pokazuje obiekt pokazowy z przykładowymi danymi, a nie dane gości hostelu.
Wdrożenie w Pulse Hostel
Pierwsze wdrożenie PinRoom trwa w Pulse Hostel: 36 łóżek i 7 zamków. Piszemy o nim uczciwie jako o wdrożeniu w toku, a nie gotowym przypadku z wynikami. Cel jest prosty: recepcja w nocy przestaje być potrzebna, a nikt nie przepisuje kodów ręcznie.
W hostelu dochodzi jedna komplikacja, której nie ma w apartamencie: wiele osób dzieli te same drzwi wejściowe, a pokoje mają własne zamki. Dlatego kod musi działać na dwóch poziomach naraz, na wejściu do budynku i w konkretnym pokoju, i tylko przez czas danego pobytu.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania
Niezależnie od tego, czy wybierzesz nasz system, czy inny, zadaj dostawcy kilka pytań:
| Pytanie | Dlaczego jest ważne |
|---|---|
| Z jakim channel managerem współpracuje? | jeśli nie z Twoim, rezerwacje trzeba będzie przenosić ręcznie |
| Jakie zamki obsługuje? | nie każdy zamek szyfrowy da się programować zdalnie |
| Czy kod działa tylko w dniach pobytu? | stały kod do drzwi to ryzyko po wyjeździe gościa |
| Co się dzieje, gdy gość zmieni albo odwoła rezerwację? | kod powinien podążać za rezerwacją, a nie za notatką |
| Jak kod trafia do gościa? | e-mail, SMS, wiadomość w portalu, najlepiej kilka kanałów |
| Co, gdy zabraknie internetu albo baterii w zamku? | potrzebny jest plan awaryjny i powiadomienia dla obsługi |
Ostatnie pytanie jest ważne szczególnie w obiekcie bez stałej obsługi. Dobrze zaplanowany self check-in zawsze ma drugą drogę wejścia, na przykład kod serwisowy albo kontakt do osoby dyżurnej.
Dla kogo jest self check-in
Kody do drzwi najbardziej opłacają się tam, gdzie goście przyjeżdżają o różnych porach, a utrzymanie recepcji przez całą dobę jest drogie albo niemożliwe:
- hostele i małe hotele bez nocnej recepcji,
- apartamenty na wynajem krótkoterminowy,
- pensjonaty i domki, w których właściciel nie mieszka na miejscu,
- pokoje gościnne przy innej działalności.
Jeśli prowadzisz domki i najpierw chcesz przyjmować rezerwacje bezpośrednio na swojej stronie, bez prowizji portali, zobacz, jak zrobiliśmy to w obiekcie Nad Czarną. O tym, jak łączyć stronę, płatności i kalendarze, piszemy w artykule o integracjach strony.
Najczęstsze pytania
Jak automatycznie wysyłać kody do drzwi gościom z Bookingu?
Potrzebujesz channel managera, do którego trafiają rezerwacje z Bookingu, zamków z kodami, które da się programować zdalnie, i programu, który je łączy. W PinRoom rezerwacja z Wubooka tworzy kod do zamka TTLock ważny na czas pobytu i wysyła go gościowi SMS-em.
Czy self check-in działa z Agodą i Expedią?
W PinRoom tak, bo rezerwacje z Bookingu, Agody i Expedii trafiają do jednego channel managera, Wubooka, a dopiero z niego do systemu, który tworzy kody.
Czy kod do drzwi działa po wyjeździe gościa?
Nie powinien. W PinRoom kod jest ważny tylko na czas pobytu, a po wyjeździe przestaje otwierać drzwi.
Czy PinRoom działa już u klientów?
Pierwsze wdrożenie trwa w Pulse Hostel (36 łóżek, 7 zamków). Zrzuty na naszej stronie pokazują obiekt pokazowy z przykładowymi danymi.
Prowadzisz obiekt noclegowy i chcesz zameldowania bez recepcji? Zobacz, jak działa PinRoom, albo napisz do nas, opowiedz, jakie masz zamki i skąd przychodzą rezerwacje.
Usługa, o której piszemy: PinRoom: kody do drzwi dla gości