Wypożyczalnia ma jeden problem, który wraca codziennie: klient chce wiedzieć, czy coś jest wolne w konkretnym terminie. Auto na weekend, przyczepa na przeprowadzkę, boks dachowy na wakacje. Jeśli odpowiedź wymaga telefonu, część klientów nie zadzwoni, tylko wybierze konkurencję, u której zarezerwuje od razu.
Poniżej opisujemy, jakich funkcji potrzebuje system rezerwacji dla wypożyczalni. Opieramy się na tym, co zbudowaliśmy w Roadkicie dla wypożyczalni Cars Line, i uczciwie zaznaczamy, gdzie wypożyczalnia samochodów różni się od wypożyczalni sprzętu.
Czym wypożyczalnia różni się od salonu czy gabinetu
W gabinecie rezerwujesz godzinę u konkretnej osoby. W wypożyczalni rezerwujesz konkretną sztukę na kilka dni, a ta sama sztuka nie może być w dwóch miejscach naraz. Do tego dochodzą wydanie, zwrot, stan sprzętu i kaucja. Dlatego zwykły kalendarz wizyt rzadko wystarcza.
Funkcje, bez których się nie obejdziesz
Kalendarz każdej sztuki
Każde auto, przyczepa czy boks ma własny kalendarz. Klient widzi, co jest wolne w wybranych dniach, a nie tylko „mamy coś w tej kategorii”. W Roadkicie każda sztuka sprzętu ma swój kalendarz.
Blokada podwójnych rezerwacji
Gdy sztuka jest zarezerwowana, nikt nie zarezerwuje jej drugi raz na ten sam termin. W Roadkicie pilnuje tego sama baza danych, a nie pamięć pracownika, więc błąd nie zdarza się nawet w najbardziej zabieganym tygodniu.
Rezerwacja i płatność online bez zakładania konta
Klient wybiera termin, sprzęt i płaci online, BLIK-iem albo kartą. Nie musi zakładać konta, co przy jednorazowym wynajmie bardzo pomaga. Rezerwacja przyjmuje się sama, także w niedzielę wieczorem.
Potwierdzenie i przypomnienie SMS
Po rezerwacji klient dostaje potwierdzenie, a przed odbiorem przypomnienie. Mniej osób zapomina o terminie i mniej osób dzwoni z pytaniem, czy wszystko aktualne.
Wydanie i zwrot z protokołem
Przy wydaniu pracownik skanuje sprzęt kodem QR, a klient podpisuje protokół palcem na ekranie telefonu. Przy zwrocie widać od razu, co wróciło. Roadkit obsługuje też zwroty częściowe i sprzęt odłożony do serwisu.
Raporty
Właściciel widzi, ile zarabia każda sztuka. Łatwiej zdecydować, co dokupić przed sezonem, a co tylko stoi.
Dobór do auta: przykład funkcji pod branżę
W Cars Line klient podaje markę i model samochodu, a system sam dobiera pasujący boks, belki i elementy montażowe na podstawie bazy ponad 1200 modeli aut. To dobry przykład funkcji, której nie znajdziesz w ogólnym kalendarzu rezerwacji, a która w tej konkretnej wypożyczalni oszczędza najwięcej telefonów. Całą historię opisujemy w artykule jak powstał Roadkit dla Cars Line.
Co dochodzi w wypożyczalni samochodów
Wypożyczalnia aut ma kilka zasad, których nie ma przy boksie dachowym. Zanim wybierzesz system, sprawdź, czy je obsługuje albo czy dostawca może je dobudować:
| Zasada | Pytanie do dostawcy systemu |
|---|---|
| wiek i staż kierowcy | czy rezerwacja może wymagać danych kierowcy i je weryfikować? |
| kaucja | czy system przyjmuje kaucję osobno od opłaty za wynajem? |
| limit kilometrów | czy można rozliczyć przebieg przy zwrocie? |
| stan paliwa i uszkodzenia | czy protokół wydania i zwrotu ma miejsce na zdjęcia i uwagi? |
| różne ceny w sezonie | czy cennik zależy od długości wynajmu i terminu? |
| odbiór poza godzinami | czy klient dostaje instrukcję albo kod do skrytki z kluczykiem? |
Roadkit dziś pracuje w wypożyczalni sprzętu samochodowego i w obiekcie z domkami. Przy wypożyczalni aut zaczynamy od rozmowy, co z powyższej listy jest u Ciebie potrzebne, i mówimy wprost, co działa od razu, a co trzeba dobudować.
Własna strona czy portal z wypożyczalniami
Rezerwacje możesz przyjmować przez portal, który zbiera wiele wypożyczalni, albo na własnej stronie. Portal daje ruch, ale zwykle pobiera prowizję i pokazuje Twoją ofertę obok konkurencji. Rezerwacja na własnej stronie to klient, który przyszedł do Ciebie i u Ciebie zostaje.
Nie trzeba wybierać jednego. Wiele firm zostawia portale jako dodatkowe źródło, a stałych klientów kieruje na własną stronę z rezerwacją. Ważne tylko, żeby wszystkie rezerwacje trafiały do jednego kalendarza. O łączeniu kalendarzy i płatności piszemy w artykule o integracjach strony.
Jak przygotować się do wdrożenia
- Spisz sprzęt albo flotę: sztuki, kategorie, ceny i zasady wynajmu.
- Opisz, jak dziś wygląda wydanie i zwrot, łącznie z dokumentami.
- Zdecyduj o płatnościach: całość z góry, zaliczka czy płatność przy odbiorze.
- Wybierz, gdzie ma być rezerwacja: na nowej stronie czy na tej, którą już masz.
- Zaplanuj start przed sezonem, żeby pracownicy oswoili się z programem w spokojniejszym czasie.
Jeśli zastanawiasz się, czy rezerwacje online w ogóle się opłacą, zacznij od artykułu rezerwacje online dla małej firmy.
Najczęstsze pytania
Jaki system rezerwacji wybrać dla wypożyczalni?
Taki, który ma osobny kalendarz dla każdej sztuki, blokuje podwójne rezerwacje, przyjmuje rezerwację z płatnością online bez zakładania konta, wysyła potwierdzenia i obsługuje protokół wydania oraz zwrotu. Tak działa Roadkit w wypożyczalni Cars Line.
Czy Roadkit nadaje się do wypożyczalni samochodów?
Roadkit pracuje dziś w wypożyczalni boksów dachowych, bagażników i belek oraz w obiekcie z domkami. Wypożyczalnia aut ma dodatkowe zasady, na przykład kaucję i limit kilometrów, dlatego każde takie wdrożenie zaczynamy od rozmowy i mówimy, co działa od razu, a co trzeba dobudować.
Czy klient musi zakładać konto, żeby zarezerwować?
W Roadkicie nie. Klient wybiera termin i sprzęt, płaci online i dostaje potwierdzenie bez zakładania konta.
Czy rezerwacje mogą działać na mojej obecnej stronie?
Tak. Rezerwacje dodajemy do istniejącej strony albo budujemy nową, jeśli jej nie ma. Tak zrobiliśmy w obiekcie Nad Czarną, gdzie strona została, jaka była.
Prowadzisz wypożyczalnię? Zobacz, jak działają rezerwacje online w Roadkicie, albo napisz do nas, co i na jakich zasadach wynajmujesz.
Usługa, o której piszemy: Rezerwacje online: system Roadkit