System do zarządzania klubem sportowym. Na co zwrócić uwagę przy wyborze

W wielu klubach dzień po treningu wygląda podobnie. Trener przepisuje obecności z kartki, skarbnik porównuje wyciąg z banku z arkuszem składek, ktoś z zarządu odpowiada rodzicom na Messengerze, a stronę klubu aktualizuje webmaster, gdy znajdzie czas. Każde z tych narzędzi osobno działa, ale razem zabierają wieczory.

Program do zarządzania klubem ma to złożyć w jedno miejsce. Tylko że systemy różnią się bardzo, a zmiana po roku jest bolesna. Poniżej lista rzeczy, które warto sprawdzić przed wyborem. Piszemy ją z perspektywy twórców KlubOS, ale pytania są uniwersalne i przydadzą się przy każdym programie.

Zacznij od tego, gdzie dziś są dane

Zanim porównasz funkcje, spisz, gdzie klub prowadzi sprawy teraz. W UKJ Yuko przed przejściem na KlubOS było to sześć miejsc naraz: strona u zewnętrznego webmastera, Excel ze składkami, osobny system do płatności, grupa na Messengerze, narzędzie do SMS-ów i segregator z dokumentami. Historię tego przejścia opisujemy w artykule o KlubOS w Yuko i Sokole.

Taka lista od razu pokazuje, co system musi zastąpić, a co może zostać. Jeśli klub ma dobrą stronę, której nie chce zmieniać, szukasz innego rozwiązania niż klub, który zaczyna od zera.

8 rzeczy, które warto sprawdzić

1. Składki i rozliczanie wpłat

To serce każdego systemu. Sprawdź, czy składki naliczają się same według grupy, czy system liczy zniżki rodzinne, czy rodzic może zapłacić online i czy klub od razu widzi zaległości. W KlubOS składki naliczają się automatycznie, zniżki dla rodzeństwa liczą się same, a wyciąg z banku można zaimportować, żeby system dopasował przelewy. W Sokole Międzychód widać to na stronie: 150 zł miesięcznie za grupę i 100 zł za drugie i kolejne dziecko z rodziny.

2. Obecności z telefonu

Trener nie usiądzie po treningu do komputera. Obecność musi dać się zaznaczyć w telefonie, przy sali, w kilka sekund. Dane o frekwencji przydają się potem nie tylko rodzicom, ale też przy rozliczaniu dotacji.

3. Aplikacja albo strefa rodzica

Rodzic chce jednego miejsca: terminarz, składki, frekwencja dziecka i komunikaty od trenera. Jeśli system tego nie daje, informacje dalej będą ginąć w wiadomościach.

4. Strona klubu na tych samych danych

Wiele klubów ma osobny system i osobną stronę, więc te same informacje wpisuje dwa razy. Sprawdź, czy strona klubu może korzystać z danych z panelu: grafik, grupy, aktualności, wyniki. W KlubOS strona aktualizuje się sama, a w UKJ Yuko pobiera nawet wyniki zawodów z PZJudo. Co powinna zawierać dobra strona, opisujemy w poradniku strona dla klubu sportowego.

5. Ochrona danych dzieci

Klub dziecięcy przetwarza imiona, nazwiska, wyniki i zdjęcia nieletnich. Zapytaj, gdzie system zapisuje zgody rodziców na publikację wizerunku i wyników i czy sam pilnuje, czego nie wolno pokazać publicznie. W KlubOS zgody są zapisane przy każdym zawodniku, a baza danych blokuje publikację bez zgody. Szerzej o tym w tekście o RODO na stronie.

6. Zapisy, obozy i wyjazdy

Zapis nowego dziecka ze strony, lista na obóz, wyjazd na zawody z wpłatą zaliczki. Jeśli system obsługuje tylko bieżące składki, sezonowe akcje dalej wylądują w arkuszu.

7. Komunikacja z grupami

SMS do jednej grupy o odwołanym treningu, newsletter do wszystkich rodziców, komunikat dla zawodników seniorów. Sprawdź, czy da się pisać do wybranej grupy, a nie tylko do wszystkich.

8. Przenosiny danych i wyjście z systemu

Pytanie, które zadaje mało kto: jak wprowadzić obecną bazę zawodników i jak ją wyciągnąć, gdy klub kiedyś zmieni program. Import z arkusza i eksport danych powinny być oczywiste, a nie płatne „na życzenie”.

Tabela do porównania ofert

Skopiuj ją i wypełnij dla każdego systemu, który rozważasz.

Dyscyplina ma znaczenie

Klub judo i klub koszykówki potrzebują innych rzeczy. W UKJ Yuko, gdzie w bazie jest 767 zawodników, najważniejsze są grupy wiekowe, składki i archiwum wyników. W MKS Sokół Międzychód, z drużyną w 2 Lidze i akademią dla dzieci, na górze strony jest najbliższy mecz, a terminarz i tabela odświeżają się same.

Dobrze, jeśli system potrafi pokazać to, co w Twojej dyscyplinie liczy się najbardziej, zamiast traktować każdy klub jak listę zajęć.

Pułapki przy wyborze

• Zbyt wiele funkcji naraz. Wdrażaj etapami: najpierw zawodnicy i składki, potem obecności, potem strona.
• System, którego trener nie lubi. Jeśli obecności zajmują więcej czasu niż kartka, wrócicie do kartki.
• Brak planu na start sezonu. Najlepiej wdrażać przed naborem, a nie w środku rozgrywek.
• Tylko płatności, bez reszty. Sam moduł płatności nie rozwiąże problemu komunikacji i strony.

Najczęstsze pytania

Jaki program do zarządzania klubem sportowym wybrać?

Taki, który łączy zawodników, grupy, obecności, składki z płatnościami online, komunikację z rodzicami i stronę klubu na jednych danych, chroni dane dzieci i pozwala wyeksportować bazę. Przed decyzją obejrzyj demo i sprawdź, czy trener obsłuży obecności z telefonu.

Czy system dla klubu pozwala rodzicom płacić składki online?

W KlubOS tak: składki naliczają się same, rodzic płaci online, a klub od razu widzi zaległości. Można też zaimportować wyciąg z banku, żeby system dopasował przelewy.

Czy KlubOS nadaje się dla każdej dyscypliny?

KlubOS działa w klubie judo (UKJ Yuko) i klubie koszykówki (MKS Sokół Międzychód) i sprawdzi się w klubie, który ma grupy, składki i rodziców do poinformowania. Wszystkie funkcje i demo bez zakładania konta są na klubos.pl.

Ile kosztuje strona klubu sportowego?

Strona klubu w abonamencie kosztuje u nas 79 zł miesięcznie netto, 790 zł rocznie albo 1 490 zł jednorazowo, a od drugiego roku 390 zł rocznie za utrzymanie.

Chcesz zobaczyć, jak to działa? Wejdź na klubos.pl, gdzie demo otworzysz bez zakładania konta, albo przeczytaj, jak działa KlubOS u naszych klubów.